Au-delà de toutes frontières

Comment la conception d’un nouveau bâtiment peut favoriser la transparence et l’ouverture

Renforcer un sentiment d’appartenance n’est pas si difficile. Il y a beaucoup d’intérêts communs dans l’entreprise, il suffit de savoir où les trouver. Même si le design d’un nouveau bâtiment peut favoriser la transparence et l’ouverture, travailler ensemble est quelque chose que l’on peut faire n’importe où.

Le brainstorming fonctionne mieux dans une atmosphère décontractée.
Le brainstorming fonctionne mieux dans une atmosphère décontractée.

Lorsque Bianca Kalkman guide ses clients dans le bâtiment, elle observe régulièrement leurs visages étonnés. « J’aimerais tant pouvoir travailler ici ! » – cette collaboratrice du service Marketing & Sales Support dans la division Vision Care à Bréda, Pays-Bas, a déjà entendu de nombreux visiteurs prononcer cette phrase. Cette réaction ne la surprend pas. Les hautes fenêtres, les murs en verre et les larges couloirs verdoyants du nouveau site ZEISS à Bond Park offrent énormément de lumière et de place, reflétant une culture d’entreprise ouverte.

Des coins salon confortables invitent les passants à échanger des idées ou à lire tranquillement. Trois collègues sont en pleine réunion dans l’un des coins salons. Les postes de travail dans les différentes parties du bâtiment peuvent être occupés librement.

Ce nouvel environnement transmet un signal très clair : ceux qui travaillent ici doivent se sentir bien et s’amuser, se laisser inspirer et échanger leurs connaissances avec les collègues. Cela leur permet de donner le meilleur d’eux-mêmes. Le lieu de travail devient un lieu de rencontre productif. Voilà de quoi a l’air le nouveau « Way of Working » chez ZEISS mis en place depuis début 2017 à Bréda. Aujourd’hui, La Silicon Valley est le premier endroit vers lequel les gens se tournent lorsqu’ils repensent la culture du lieu de travail.

Là-bas, il va de soi de faire les choses différemment. Et bien entendu, les responsables du nouveau design du site ZEISS à Bond Park se sont inspirés des expériences de Google, Facebook et co.

Ils ont supprimé les structures rigides pour encourager une nouvelle culture de la communication et du travail en équipe. L’objectif étant que les collaborateurs mais également les clients profitent de ce concept audacieux.

Et c’est une réussite. Toutes les divisions ZEISS y sont hébergées sur un terrain de 1 000 m². « L’Experience Center » révèle immédiatement aux clients l’expertise qui caractérise la marque ZEISS. Finis les postes de travail fixes et le cloisonnement des équipes de chaque division. Les collaborateurs choisissent eux-mêmes où et à côté de qui ils souhaitent travailler, et ce quelque soit leur position dans l’organisation - assis ou debout, avec de la musique ou en silence, en équipe ou seul : tout est possible.

« Nous souhaitons encourager le dialogue entre les collaborateurs et renforcer la confiance », déclare Neil Morrison, Responsable de la communication pour le Benelux. « Mais il reste suffisamment d’endroits pour travailler seul si nécessaire. » C’est aussi l’une des raisons pour lesquelles on demande aux collaborateurs de ne pas manger dans les espaces de travail. « Quiconque a faim peut se rendre à la cuisine » dit Morrison en se rendant à son sixième « bureau » de la journée. « L’accent est maintenant mis sur le mouvement et la communication. » Cela a également un effet positif sur la perception du public, car, comme l’explique Stefan Claes, directeur général, « l’environnement de travail dynamique nous rend plus attractifs pour les potentiels nouveaux collaborateurs ». Et dans ce nouvel « Experience Center », les clients et les visiteurs peuvent découvrir la marque ZEISS sous toutes ses facettes. « Le nombre de visiteurs a dépassé toutes nos attentes. »

Les collaborateurs décident eux-mêmes où et avec qui ils souhaitent travailler.
Les collaborateurs décident eux-mêmes où et avec qui ils souhaitent travailler.
S’éloigner de la mentalité et du fonctionnement en silos

La théorie des planificateurs est rapidement devenue réalité. Comme nombre de ses collègues, Jordana Werner, chef d’équipe de la division Sales Administration Benelux, a remarqué que les collaborateurs de différentes divisons se sont rapprochés suite à la modification spatiale du site. « Le midi, je vois de plus en plus de personnes entamer la conversation et apprendre à se connaître. C’est nouveau« , dit Werner. Pour elle, il n’y a pas de doute : lorsque l’on encourage la flexibilité et la communication, l’humeur s’en voit immédiatement améliorée : « Bond Park met tout simplement de bonne humeur. Lorsque j’entre dans le bâtiment, je me sens pleine d’énergie. » Morrison est très heureux de l’approbation de ses collègues. Les « high five » dans les couloirs sont maintenant à l’ordre du jour. « On a tout fait comme il faut. » Bianca Kalkman résume : « Ici, on sent simplement que l’on fait partie d’une grande équipe. » Et pour être honnête, ce n’était pas toujours le cas chez ZEISS. La volonté de collaborer au-delà des divisions et des pays était limitée. « Finalement », explique un cadre de ZEISS, « chaque division se concentrait seulement sur elle-même. »

Ceux qui ont faim vont dans la cuisine

Pendant longtemps, peu de gens ont réfléchi à la façon dont une coopération globale et interdivisions pourrait permettre au Groupe ZEISS dans son ensemble d’accroître ses profits. Cette mentalité en silos, profondément ancrée dans l’organisation rend la collaboration difficile. C’est aussi parce que cela fait partie de la culture d’entreprise : les collaborateurs de ZEISS se définissent eux-mêmes en fonction de leur division. Autrefois, il y avait les T-shirts arborant le nom de la division, et de nos jours, on trouve ici et là des tables de babyfoot dans les couloirs portant les noms de l’équipe de la division. On voit trop rarement la seule équipe qui compte vraiment – l’équipe ZEISS. Le conseil d’administration du Groupe a décidé qu’il fallait changer cela. Un objectif de l’agenda 2020 de ZEISS est donc de se séparer de cette mentalité cloisonnée, tant sur le plan organisationnel que culturel.

Une petite pause avec les collègues pour se vider l’esprit.
Il suffit de se lancer

Il est difficile de mettre en œuvre des directives stratégiques si les collaborateurs ne les soutiennent pas. Mais dans ce cas précis, le dernier sondage auprès des collaborateurs a montré que la Direction et les salariés étaient du même avis : la moitié des collaborateurs seulement trouve que ZEISS travaille de manière constructive au-delà des divisions – ce qui est peu pour un Groupe international. Cette évaluation a révélé un désir de changement - plus précieux que toute directive du Conseil d’administration du Groupe ou que toute instruction de travail. La division à laquelle appartient Herbert Lettenbauer est un excellent exemple de la façon dont les collaborateurs ont déjà travaillé ensemble et de manière plus performante.

M. Lettenbauer dirige le « Global Software Network » pour la division Métrologie industrielle et travaille depuis des années en étroite collaboration et de manière informelle et simple avec ses collègues des divisions Microscopie (RMS) et Technologies médicales (MED). Tout a commencé, par hasard, en 2012 : Lettenbauer et Falk Hartwig, directeur du site MED de Munich, se rencontrent lors d’une réunion de direction ; ils s’entendent immédiatement et se retrouvent pour dîner. « Et bien sûr, quand vous vous rencontrez comme ça, vous demandez naturellement à l’autre : "Comment ton équipe fait-elle ceci ou cela ?" » se rappelle Lettenbauer. Ils décident alors d’organiser une réunion régulière tous les deux mois environ. Corné van Sommeren, le Responsable du centre de technologie Logiciels et solutions digitales de la division RMS, les rejoint en 2016.

Au début, ils échangeaient surtout des connaissances. « Chacun d’entre nous a des connaissances particulières en fonction de sa spécialisation, mais ensemble, nous en savons simplement plus », dit-il. « Ou un collègue nous parle d’une nouvelle solution et on sait alors rapidement si cela marcherait également chez nous. »

Bien sûr, cela fonctionne particulièrement bien pour les logiciels : le code est interchangeable, et les problèmes techniques sont les mêmes partout. Dans les domaines liés aux produits, il est déjà plus difficile de trouver des enjeux communs. Les lunettes de soleil et les semi-conducteurs ont peu de similitudes ! Mais même lorsqu’elles ne sont pas évidentes, vous pouvez quand même en chercher. Les occasions de travailler ensemble sont partout. Depuis, les trois Responsables discutent bien plus que de l’informatique : thèmes liés au management, aux processus - « Les échanges touchent tous les niveaux », explique M. Lettenbauer.

Jusqu’aux questions stratégiques. Car plus les différents secteurs se connaissent, plus ils sont en mesure de se soutenir de manière ciblée. Lorsque la division Métrologie industrielle a commencé à s’intéresser au développement de logiciels en Inde, Lettenbauer n’a pas dû partir de zéro : « J’ai immédiatement pu lui transmettre mes expériences », dit Hartwig, « cela allait de soi. On peut s’appeler à tout moment et trouver une oreille attentive, surtout dans les situations de stress. » Les fusions et acquisitions sont aussi un parfait exemple. Même lorsque les divisions recherchent des opportunités d’expansion, nous explique Hartwig, elles s’envoient simplement des candidats intéressants de manière informelle.

Depuis janvier 2019, Neil Morrison, ancien Responsable de la communication au Benelux, est devenu Regional Marketing Manager de Research Microscopy Solutions (RMS) chez la filiale de vente et de service d’Asie du Sud-Est, basée à Singapour. Bianca Kalkman, anciennement spécialiste Marketing chez Vision Care, a remplacé Neil Morrison en tant que Responsable de la communication pour les pays du Benelux.

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